Inleiding 

Robob de Bouwer BV. ziet de waarde in van een goedwerkend ERP-systeem. Om een snelle groei te kunnen beheersen willen wij daarom ook zo spoedig mogelijk overstappen naar een ERP-systeem. Om deze reden hebben wij gekozen om Exact te kiezen. 

De opdracht 

Het doel van dit project is om binnen 12 maanden een volledig functioneel ERP-systeem te hebben. Het is de bedoeling dat wij uitsluitend werken op dit systeem. Om dit te kunnen behalen hebben de medewerkers die met het systeem werken een cursus nodig om goed om te kunnen gaat met het nieuwe systeem. Wij zien dit project als geslaagd wanneer het nieuwe ERP-systeem succesvol, binnen 12 maanden, is geïmplementeerd en iedereen die er mee moet werken er ook goed mee kan omgaan. 

Reikwijdte 

Hoewel dit project voornamelijk om de administratie/administratieve taken gaat, hebben alle andere afdelingen er ook een zeer groot belang bij. Om deze reden gaat dit project over de hele organisatie. 

Projectorganisatie 

Robob de Bouwer BV. is op dit moment nog een klein bedrijf. Om deze reden zullen alle leden werken aan het uitvoeren van dit project. De verdeling is als volgt: 

Beoogd product 

Ons gewenste eindproduct is een goed werkend ERP-systeem, en de kennis en kunde van het personeel om dit goed te gebruiken. Dit alles moet binnen een tijdspan van 12 maanden uitgevoerd worden. 

Fases/ Tijdpad 

Gebruikte begrippen:  

1. Voorbereidend werk: hiermee wordt het opruimen van de onnodige data en het voorbereiden van de cursussen voor de medewerkers bedoeld.  \
2. Test: hier wordt het nieuwe systeem getest en in deze periode krijgen de medewerkers ook de cursus aangeboden om met het nieuwe systeem te kunnen werken.
   

Belangengroepen 

De hele organisatie heeft direct belang bij dit project. Dus de directie, inkoop, verkoop, productie, administratie, HR en ICT afdelingen. Daarnaast hebben alle medewerkers die aan de slag gaan met het nieuwe systeem er ook direct belang bij. Indirect hebben de klanten een groot belang bij dit project, zij zullen immers merken dat het gehele proces beter zal gaan verlopen en de kwaliteit zal verbeteren. 

Verantwoordelijkheid en bevoegdheden 

Klanten en leveranciers zullen worden ingericht door onze CEO, Marco Groenveld. In dit bericht zal hij melden dat tijdens de Implementatie en na zorg perioden (september t/m december) er mogelijk vertragingen en storingen kunnen zijn bij het betalen van facturen en het leveren van producten. Het is voor hem zaak om de relatie met de klanten en leveranciers goed te houden gedurende deze tijd.  

De CFO, David Miedema, zorgt ervoor dat het project binnen budget blijft. Dit doet hij door samen met de project leider, Wessel van der Weegh, het project aan te sturen. David blijft zich echter meer focussen op de financiële kant terwijl Wessel vooral bezig is met het aansturen van de werkgroep. De projectleider is vooral bezig met het tijdpad te bewaken en het proces te evalueren. 

Het productiehoofd, Mikey Foppen, zorgt ervoor dat tijdens dit project de vertraging aan de productie en productie gerelateerde bezigheden minimaal blijft. Tijdens de duur van het project is het immers nodig dat de dagelijkse bedrijfsvoering gewoon blijft doordraaien. 

Het hoofd van de ICT, Troy Maarse, Houd zich vooral bezig met de kwaliteit van de implementatie en het uitvoeren van de tests. De Feedback van Troy over de test, implementatie en na zorg periodes zal bijzonder zwaar meetellen bij het evalueren van het project. 

Communicatie 

Alle medewerkers krijgen een nieuwsbrief binnen de mail waarin het project staat aangekondigd. Zij zullen ook via deze nieuwsbrief up-to-date worden gehouden over de voortgang van het project. 

Klanten en leveranciers zullen in september door Marco worden ingelicht over mogelijke hindernissen die zij kunnen ervaren als gevolg van dit project. 

Kosten 

Wij verwachten dat wij tegen de tijd dat het hele systeem klaar is 12 volledige gebruikers hebben en 17 limited gebruikers. Het verschil tussen deze twee soorten gebruikers is dat een volledige sommige gegevens kan aanpassen terwijl een limited gebruiker ze alleen kan inzien. 

Ook zijn we ervan uitgegaan dat de kosten voor het implementeren van een Exact online ERP-systeem vergelijkbaar zou zijn met die van Microsoft Dynamics Navision. Op basis daarvan is de volgende berekening gemaakt.